Введение 3
Глава 1. Теоретические основы и правовая база документооборота и организация справочно–информационного обслуживания в деятельности предприятия 7
1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения и делопроизводства 7
1.2 Понятие и основные элементы организация справочно–информационного обслуживания в деятельности предприятия 13
1.3 Нормативно – правовая база документооборота и организация справочно–информационного обслуживания в деятельности предприятия 17
Глава 2. Анализ особенностей регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания (на примере ООО «Производственное объединение «КИРИШИНЕФТЕОРГСИНТЕЗ») 26
2.1 Организационно – экономическая характеристика ООО «Производственное объединение «КИРИШИНЕФТЕОРГСИНТЕЗ» 26
2.2 Анализ регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания на предприятии 32
2.3 Проблемы организации регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания на предприятии 40
Глава 3. Разработка предложений по совершенствованию регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания (на примере ООО «Производственное объединение «КИРИШИНЕФТЕОРГСИНТЕЗ») 48
3.1 Внедрение в работу предприятия автоматизированной информационно–поисковой системы «Управленческая документация» 48
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 56
Заключение 62
Список использованных Источников 67
Актуальность исследования. В России происходят системные изменения в документоведении и делопроизводстве, которые отражаются как научно–теоретическом уровне, так и на практике. Наблюдается активное внедрение информационных технологий, что приводит к постепенной замене бумажных документов электронными. Одновременно с этим, стандарты и правила делопроизводства постоянно изменяются и усовершенствуются.
Современное организационное обеспечение документации в управлении представляет собой сложный и многогранный процесс. Он включает правильное оформление и контроль исполнения документов, требует знания целого комплекса методических, технических и психологических аспектов.
Понятие «делопроизводство» охватывает все операции, связанные с формированием и оформлением документов, а также комплекс работ, включающих ведение переписки, учет документов, систематизацию, хранение, использование и контроль их исполнения. Также важным аспектом является правильный порядок сдачи реализованных документов в архив учреждения.
В целом, профессиональное владение навыками в области делопроизводства и документоведения является неотъемлемой частью работы в современном управлении. Изменения в нормативно–правовой базе, внедрение новых технологий и электронных форматов документов требуют от специалистов постоянного обновления и совершенствования своих знаний и навыков.
Проблема исследования состоит в сложности подбора инструментов совершенствования процесса документооборота, регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания в организациях.
Степень научной разработанности проблемы. Проведение исследования проблемы совершенствования процесса документооборота, регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания в организациях нашли отражение в работах М.И. Басакова, А.А. Белова, Г.Г. Воробьева, А.С. Гринберга, Э. Добсона, Г.Ю. Касьяновой, А. Я. Кибанова, А.С. Красавина, И. Н. Кузнецова, В.Н. Нашивочниковой, М. Ю. Рогожина, Д.О. Сонина, С. А. Щербакова и др.
Информационную базу исследования составили региональные и федеральные нормативно–правовые акты, официальные документы государственных органов, информация с официальных сайтов государственных учреждений, научные публикации отечественных авторов, в том числе в информационной сети «Интернет», а также результаты эмпирических исследований.
Актуальность темы работы выявила ее цель, задачи и структуру исследования
Объектом исследования является ООО «КИНЕФ».
Предмет исследования – особенности регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания в ООО «КИНЕФ».
Цель работы заключается в анализе особенностей регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания (на примере ООО «Производственное объединение «КИРИШИНЕФТЕОРГСИНТЕЗ») (далее – ООО «КИНЕФ») и дальнейшего внедрении в работу предприятия автоматизированной информационно–поисковой системы «Управленческая документация».
Исследовательские задачи для достижения цели:
– изучение теоретических основ, правовой базы документооборота и организацию справочно–информационного обслуживания в деятельности предприятия;
– провести анализ особенностей регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания в ООО «КИНЕФ»;
– разработать направления совершенствования электронного документооборота ООО «КИНЕФ»;
– оценить эффективность предложенных рекомендаций.
Теоретико–методологическая база исследования. В данной работе используются процессный и системный подходы. Системный подход позволяет проанализировать объект исследования с точки зрения структурных элементов, а также связей между ними. Второй рассматривает всю систему работы с документами как набор логически связанных последовательностей процессов.
Теоретическую основу исследования составляют труды специалистов и ученых в области документоведения (А.Н. Сокова, М.В. Ларин, И.Л. Бачило и др.), которые затрагивают практические, теоретические и исторические проблемы по документационному обеспечению управления, организации делопроизводства, документоведения и автоматизации процессов работы с документами, вопросы стандартизации и унификации документов, формирования и развития специальных систем документации.
В следующей группе исследований рассматриваются работы Е.В. Рюмшиной, О.А. Ефимова, М.А. Башинской, С.Е. Авдеевой, которые анализируют нормативно–методические акты, регулирующие процессы работы с документами. Они также рассматривают преимущества автоматизированных систем для работы с документами и представляют практические примеры в большом количестве.
Для эффективного достижения поставленных целей были применены различные методы изучения. В первую очередь использовались основные методы науки (сравнение, синтез, анализ). Анализ, например, применялся для выявления особенностей процесса работы с документами в организациях правоохранительных органов. Также был применен метод синтеза, который подразумевал декомпозицию изучаемой деятельности, такой как работа с документами, на отдельные этапы их движения. В процессе определения и предложения рекомендаций также использовался метод синтеза.
Метод сравнения был использован для проверки соответствия документации стандартам ГОСТ, инструкциям по делопроизводству и другим нормативным документам. Этот метод основывается на сопоставлении данных для выявления подобных и разных характеристик между ними.
Во–вторых, был использован графический метод для удобного представления и изучения информации.
В–третьих, метод экспертного интервью был применен для выявления проблемы внедрения автоматизированных технологий в виде регистрации входящей электронной корреспонденции с прикреплением электронного скан–образа документа к регистрационно–контрольной карточке в СЭД.
Новизна работы заключается в разработке практических рекомендаций по совершенствованию особенностей регистрация документов и организация справочно–информационного обслуживания в ООО «КИНЕФ».
Практическая значимость работы определяется потребностями ООО «КИНЕФ» во внедрении технологий документационного обеспечения.
Структура работы: введение, 3 главы, заключение, список использованной литературы, приложения.
Список использованной литературы:
Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51–ФЗ (ред. от 24.07.2023) // Собрание законодательства РФ.– 05.12.1994.– № 32. – ст. 3301.
Об информации, информационных технологиях и защите информации: ФЗ о 27.07.2006 № 149–ФЗ (ред. от 31.07.2023) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 31 июля 2006. – № 31 (часть I). – ст. 3448.
О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы: Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203. – Электронный докуменит. – Режим доступа: http://www.kremlin.ru/acts/bank/41919 (дата обращения 03.10.2023).
Государственная программа «Цифровая экономика Российской Федерации»: (утв. президиумом Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам, протокол от 04.06.2019 N 7). – Электронный докуменит. – Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_328854/ (дата обращения 07.10.2023).
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.– 419с.
Постановление Правительства РФ от 15.02.2022 N 172 «О государственной информационной системе «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» – Электронный докуменит. – Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_409710/1a38655e258231cff6b2bdf1bb6b62c820f4907f/ (дата обращения 05.10.2023)
ГОСТ Р 1.5–92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». – М., Госстандарт, 1992.– 347с.
ГОСТ Р 7.0.8–2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014. – 203с.
ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004–ст) (ред. от 14.05.2018). – М.: Стандартинформ, 2017. – 299с.
Баринова Е. Б. Электронный архив : Учебное пособие / Е. Б. Баринова. – 1–е изд.. – Москва : Издательство Юрайт, 2023. – 166 с. – (Высшее образование). – ISBN 978–5–534–16886–0.
Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / И.Л. Бачило.–М.: ВНИИДАД, 2022. – 155с.
Бикс М.А. Некоторые проблемы предприятия документооборота / Бикс М.А.// Современная экономика: проблемы, пути решения, перспективы: материалы VIII всероссийской научно –практической конференции. – Кинель, 2021. – С. 210–212.
Булюлина Е. В. Архивоведение : учебное пособие / Е. В. Булюлина. – Москва : Общество с ограниченной ответственностью «Научно–издательский центр ИНФРА–М», 2023. – 206 с. – (Высшее образование). – ISBN 978–5–16–015311–7.
Бурмистрова Е.С. Изменения в нормативной базе по оформлению организационно – распорядительной документации в Российской Федерации / Е.С.Бурмистрова// Научная дискуссия современной молодёжи: актуальные вопросы, достижения и инновации: сборник статей Международной научно–практической конференции. – Пенза: Издательство: «Наука и Просвещение». – 2019. – С. 184–187.
и др.
